Customer Story - SICK
SCIP Datenbank Product Compliance
von Null auf 60.000
Wie die SICK AG eine opesus SAP-basierte Lösung implementierte um ihren Anforderungen an die ECHA SCIP Datenbank innerhalb von sechs Wochen gerecht zu werden
Mit Beginn des Frühlings 2020 wurden die Maßnahmen gegen Covid-19 weltweit verschärft. Ausgangssperren und Homeoffice wurden zur neuen Norm. Während viele Bereiche der Gesellschaft eine Verlangsamung erlebten, bereitete sich die SICK AG auf ein arbeitsreiches Jahr vor.
Als unabhängiges Familienunternehmen setzt SICK auf nachhaltiges Wachstum und ist führend im Bereich Sensorintelligenz. Die innovativen Produkte und Lösungen des Unternehmens bilden die Grundlage für digitale und automatisierte Industrieprozesse sowie den Schutz von Mensch und Umwelt.
Im September 2020 wurde nach langen Diskussionen der Stichtag für die Umsetzung einer neuen EU-weiten Informationspflicht festgelegt: Bis zum 5. Januar 2021 mussten Unternehmen ihre Meldepflichten an die Europäische Chemikalienagentur (ECHA) erfüllen und Daten zu besorgniserregenden Stoffen (SCIP-Datenbank) einreichen. Deutsche Unternehmen standen vor der Herausforderung, diese komplexe Aufgabe in kurzer Zeit zu bewältigen. Vorausschauend begann das Projektteam der SICK AG bereits im Frühjahr 2020 mit der Suche nach geeigneten Lösungen.
Für SICK war von Anfang an klar, dass die manuelle Erstellung der Meldungen aufgrund der Vielzahl an Produkten – etwa 144.000, von denen über 70 % meldepflichtig sind – keine Option war. Die Compliance-Informationen des Unternehmens werden in einer Drittanbieterlösung gespeichert, die nahtlos in das SAP ERP-System integriert ist. Ziel war es, eine Softwarelösung zu finden, die effektiv und flexibel genug ist, um Daten sowohl aus dem SAP ERP-System als auch aus der internen Datenbank zu extrahieren und automatisiert SCIP-Meldungen zu erstellen. Dabei lag der Fokus darauf, bestehende Systeme und Daten optimal zu nutzen.
About SICK AG
- Name: SICK AG
- Gründungsjahr: 1946
- HQ: Waldkirch, Deutschland
- Industrie: Sensoren und Sensorsysteme für industrielle Anwendungen.
- Anzahl der Mitarbeitenden: über 10.000
- Anzahl der Standorte: über 50 welteweit
- Umsatz: 1,9 Mrd. € (2021)
- Offizielle Webseite: https://www.sick.com
DIE HERAUSFORDERUNG
Die Anforderungen von SCIP erfüllen ohne die zusätzlichen Aufwand für die IT
Zwischen der Analyse verschiedener Lösungsansätze, dem Warten auf detaillierte Informationen zur SCIP-Datenbank seitens der ECHA, den durch Covid-19 bedingten Einschränkungen und einem ohnehin engen Zeitplan konnte das Projektteam schließlich im vierten Quartal starten. Konkret begann es Mitte November 2020 – vollständig virtuell aufgrund der Pandemie. Damit blieben bis zur Frist für die SCIP-Konformität nur sechs Wochen. Ziel der SICK AG war es, die ersten Meldungen rechtzeitig vor dem Stichtag am 5. Januar 2021 abzuschließen. Eine anspruchsvolle Aufgabe, die wir bei opesus nach dem Motto "HERAUSFORDERUNG ANGENOMMEN!" angingen.
Die Gründe für die Entscheidung bei SICK für opesus als Partner:
- opesus bietet eine bewährte Lösung für die Einreichung von Meldungen zu Produkten auf IUCLID-Basis
- opesus hat umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit SAP bei der Handhabung der Produktkonformität
- opesus hat die spezifischen Anforderungen von SICK verstanden und konnte sie umsetzen
Im nächsten Schritt analysierten wir, wo die relevanten Daten in den IT-Systemen von SICK gespeichert sind. Gemeinsam identifizierten wir die optimalen Datenquellen für die verschiedenen Anforderungen der SCIP-Meldungen. In Fällen, in denen bestimmte Daten nicht im SAP-System verfügbar waren, entschieden wir uns, Standardwerte direkt in opesus EPN zu hinterlegen. So konnten wir eine zusätzliche manuelle Pflege von Daten vermeiden und die Effizienz des Prozesses maximieren.
Es dauerte etwa zwei Wochen, bis das System die riesige Datenbank von SICK mit 144.000 Produkten durchgearbeitet hatte, um die relevanten Erzeugnisse zu identifizieren und an opesus EPN zu senden und SCIP-Dossiers zu erstellen. Das klingt nach viel Arbeit, aber das alles wurde automatisch erledigt. Kurz vor dem Fälligkeitsdatum für die Einhaltung der Vorschriften meldete die SICK AG erfolgreich die SCIP-Meldungen für ihre betroffenen Erzeugnisse an die SCIP-Datenbank.
DAS ERGEBNIS
SCIP-Meldungen für die SICK-Gruppe umsetzen
Nachdem die Meldungen für die SICK AG erfolgreich über SCIP eingereicht wurden, war es einfach, die Funktionen auf andere Unternehmen der SICK-Gruppe auszudehnen. opesus EPN kann so konfiguriert werden, dass es sich an die einreichende juristische Person anpasst. Auf diese Weise können auch andere, mit SICK verbundene Unternehmen, die Produkte auf dem EU-Markt vertreiben, ihre Verpflichtungen gegenüber der SCIP-Datenbank einfach und effizient erfüllen.
opesus EPN bietet eine sofort einsatzbereite Anpassung, bei der verschiedene mit einer Muttergesellschaft verbundene juristische Personen hinzugefügt werden können. Auf diese Weise müssen die Daten für Produkte nur einmal gepflegt werden. Das bedeutet, dass opesus EPN mit nur wenigen Schritten in der Lage ist, vereinfachte SCIP-Meldungen für verbundene juristische Personen zu erstellen, die auf die ursprüngliche SCIP-Meldung der Muttergesellschaft verweisen.
Erleichterung der Kommunikation in der Lieferkette
Nachdem SICK seine SCIP-Meldungen erfolgreich an die SCIP-Datenbank übermittelt hatte, konnte das Unternehmen die erhaltenen SCIP-Nummern für die Kommunikation in der Lieferkette nutzen. Die Umweltabteilung von SICK stellte diese Nummern den Kunden des Unternehmens zur Verfügung.
Automatisierung = Aktualisierte Meldungen
SICK hat Automatisierungsprozesse eingeführt, um sicherzustellen, dass die Meldungen an die SCIP-Datenbank stets aktuell bleiben. So wird beispielsweise für neue Produkte automatisch eine SCIP-Meldung generiert und direkt an die SCIP-Datenbank übermittelt. Dadurch ist der gesamte Meldeprozess bei SICK effizient gestaltet und beeinträchtigt die Hauptgeschäftstätigkeiten des Unternehmens nicht.
Der hohe Integrationsgrad von opesus EPN mit dem SAP-System von SICK sowie die Automatisierung der Abläufe ermöglichen einen hocheffizienten und reibungslosen Meldeprozess mit minimalem Aufwand. Ein Beispiel für diese Effizienz: Innerhalb weniger Wochen wurden rund 60.000 SCIP-Meldungen zur Einhaltung der Compliance-Vorgaben bis zum 5. Januar 2021 erfolgreich gestartet
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels hat die SICK AG bereits 430.000 Meldungen eingereicht und ist dabei, weitere Automatisierungsprozesse zu implementieren, um die Effizienz bei der Bearbeitung von SCIP-Meldungen, insbesondere bei Aktualisierungen, zu steigern und insgesamt Zeit und Aufwand zu sparen.
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