Integrierte Lösung zur Verwaltung von SCIP-Meldungen

Die SCIP-Datenbank wurde eingeführt, um die Kenntnis über gefährliche Chemikalien in Erzeugnissen und Produkten zu verbessern. In Zusammenhang mit der überarbeiteten Abfahllrahmenrichtlinie (Waste Framework Directive, WFD) hat die Europäische Chemikalienagentur (ECHA) die SCIP-Datenbank für gefährliche Stoffe in Erzeugnissen als solche oder in komplexen Gegenständen / Produkten eigerichtet.

• Ein harmonisiertes IUCLID-Format zur Vorbereitung von SCIP-Meldungen, das sogennante SCIP-Format. Auf der Webseite der ECHA können Sie mehr zum IUCLID-Format erfahren.
• Die SCIP-Datenbank; ein Portal, an das die SCIP-Meldungen vorzunehmen sind

3 Wege um Meldungen an die SCIP-Datenbank einzureichen

Es können nur Meldungen eingereicht werden, die dem von der ECHA vorgeschrieben SCIP IUCLID-Format entsprechen. Das bedeutet, alle anderen Formate und Meldungen werden nicht akzeptiert. Um SCIP-Meldungen im akzeptierten Format zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Die Daten online über die IUCLID 6-Cloud vorbereiten und validieren, dann manuelles Einreichen der Daten in die Datenbank
2. Die Daten offline über die IUCLID 6-Desktop-Software vorbereiten und validieren und die Daten manuell einreichen
3. Daten in einem Drittsystem, wie z.B. Ihrem internen ERP, vorbereiten und über System-zu-System-Integration übermitteln

Von diesen drei Methoden sind die ersten beiden Optionen aufwändiger, was den manuellen Aufwand angeht. Da die ECHA diese Tools zur Verfügung stellt, liegt die Frage nahe, warum man ein anderes Tool nutzen sollte?

Die manuelle Datenaufbereitung in IUCLID 6 ist nur eine Option. Tatsächlich ist sie eine praktikable Option für Unternehmen, die:

• nur eine Handvoll von Produkten haben, die eine SCIP-Meldungen erfordern, 
• feste Produkte erzeugen, d.h. wo sich das Design oder die Zusammensetzung selten ändert,
• nur eine begrenzte Anzahl von Lieferanten haben

Wenn Ihr Unternehmen diese drei Kriterien erfüllt, könnte die manuelle Aufbereitung ihre Lösung sein. Allerdings bedeutet eine geringe Anzahl von Produkten jedoch nicht automatisch, dass der Meldeprozess einfach zu handhaben ist. Sie müssen bedenken, dass die Kandidatenliste für besonders besorgniserregende Stoffe unabhängig von Ihren Produkten zweimal pro Jahr aktualisiert wird. Das bedeutet, dass Sie Ihr Produktportfolio bei jeder Aktualisierung neu bewerten müssen, um zu sehen, ob Ihre Produkte betroffen sind. Diese Arbeit automatisiert über Ihr System erledigen zu lassen kann ihnen wertvolle Zeit sparen und noch dazu Fehler vermeiden.

Tatsächlich stellt die manuelle Erstellung von SCIP-Meldungen für die meisten Unternehmen keine praktikable Option dar. Kontinuierliche Produktverbesserungen durch Innovationen oder die Optimierung von Produkten für den Eintritt in neue Märkte sind in Unternehmen an der Tagesordnung. Des Weiteren können Aktualisierungen in der Lieferkette vorkommen, beispielweise durch den Ersatz durch bessere Materialteile oder den Wechsel zu neuen Lieferanten. Einige dieser Änderungen sind für die Meldung an SCIP relevant, so dass Sie Ihre zuvor eingereichte Meldung aktualisieren müssen. 

Der Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie (ZVEI) hat eine Aufwandabschätzung für die Erfüllung der SCIP-Datenbankanforderung veröffentlich. Nach ihrer Einschätzung wären für einen typischen Lieferanten von Erzeugnissen im Maschinenbau mit ca. 2.500 Produkten zusätzlich 23 Mitarbeiter in Vollzeit erforderlich, um die ursprünglichen SCIP-Meldungen manuell zu erstellen und an die Datenbank der ECHA zu übermitteln. Bei dieser Zahl sind die Aktualisierungen jedoch noch gar nicht berücksichtigt.

Bis zu diesem Punkt hat sich alles um Faktoren gedreht, die zu beachten sind, wenn Sie herausfinden wollen, ob die Vorbereitung Ihrer SCIP-Meldungen in IUCLID 6 eine für Sie praktikabel ist. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Gründe ein, die für den Einsatz einer integrierten Lösung von Drittanbietern zur Meldung an SCIP sprechen, auch wenn es nur eine Handvoll Ihrer Produkt betrifft.

Die Vorteile einer integrierten Lösung

Aus Ihrem Inhouse-System heraus zu arbeiten hat einen klaren Effizienzvorteil. Sie können Ihren manuellen Aufwand deutlich reduzieren und erheblich Zeit sparen, indem Sie

1. alle für die Erstellung einer SCIP-Meldung erforderlichen Daten höchstwahrscheinlich bereits in Ihrem ERP-System vorliegen haben. Das Problem einer eventuell anfallenden doppelten Datenpflege entfällt somit. Mit Hilfer eine integrierten Lösung wie opesus EPN, können Sie die entsprechenden Datenquellen für die Erstellung von SCIP-Dossiers konfigurieren. Mit eingebaute Validierungsregeln stellt opesus EPN sicher, dass Ihre vorbereiteten SCIP-Meldungen akzeptiert werden.
2. die System-zu-System Kommunikation nutzen, und SCIP-Meldungen direkt von Ihrem System an die SCIP-Datenbank übermitteln. Weil Sie Meldungen nicht (mehr) manuell in die SCIP-Datenbank hochladen müssen, können Sie hier erheblich Zeit sparen.
3. die integrierte Lösung alle schweren Arbeiten für Sie erledigen lassen, da diese über entsprechende Automatisierungsfunktionen verfügt. Produktänderungen erkennt unsere intelligente Lösung opesus EPN von selbst und wird in der Folge auch die zuvor eingereichte SCIP-Meldung automatisch aktualisieren. Was Ihnen noch zu tun bleibt ist, regelmäßig auf Ihrem Monitor die Meldungen zu überprüfen*, um die neuesten Status Ihrer Produktmeldung einzusehen.

*Dies bezieht sich konkret auf eine Funktion, die opesus EPN für das Format SCIP-Datenbank zur Verfügung stellt.

Mit solch einer Prozessautomatisierung sind die Möglichkeiten zur Zeit- und Aufwandersparnis erheblich. Sollten Sie also feststellen, dass sich Ihr Aufwand für die Pflege der ersten Meldungen an SCIP nicht signifikant verringert hat, könnte unsere Lösung der richtige Weg für Sie sein. Kontaktieren Sie uns um mit einem unserer Berater über die Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Meldungen an SCIP zu sprechen und zu erfahren, wie opesus EPN Ihnen helfen kann, bei Produktänderungen oder dem Eintritt in neue Märkte konform mit der SCIP-Datenbank zu bleiben.