Das richtige Software Lösung für Meldungen an die SCIP-Datenbank

Die Entscheidung, ein neues IT-Tool in das System eines Unternehmens zu integrieren, ist keine leichte Entscheidung und will gut durchdacht sein. Neben der Funktionsweise des Tools müssen auch andere, weniger greifbare Faktoren wie die Benutzerfreundlichkeit und die Qualität des Supports berücksichtigt werden. Nachfolgend werden die Tools zur Erstellung von SCIP Meldungen vorgestellt und weitere Punkte erläutert, die es zu berücksichtigen gilt.

Meldungen an die SCIP Datenbank werden bei der ECHA über IUCLID-Dossiers (i6z-Dateien) eingereicht. Hierfür gibt es drei mögliche Methoden:

1. Mittels IUCLID Cloud
   Cloud-Instanz von IUCLID zur Vorbereitung von SCIP Meldungen
2. Über IUCLID Desktop (Release vom April 2020)
   Die Desktop Variante von IUCLID 6. Sie macht eine Erstellung der SCIP Meldungen innerhalb der firmeneigenen IT-Infrastruktur möglich. Der SCIP-Prototyp kann seit April 2020 heruntergeladen werden.
3. Mit Hilfe einer dedizierten Softwarelösung
   Softwarelösungen, wie die opesus EHS Product Notification, können in das firmeneigene SAP-System integriert werden. Auf diese Weise können Unternehmen SCIP-Dossiers in ihren eigenen Systemen erstellen. Diese Dossiers werden dann entweder manuell oder über eine automatische System-zu-System Kommunikation bei der ECHA eingereicht.

Es ist eine Herausforderung, sich für eine bestimmte Software zu entscheiden. Interessenten kommen oft mit einer langen Checkliste und vielen Fragen zu Software, Service, und auch Kundenbewertungen auf uns zu. Da es so vieles zu bedenken gilt, haben wir im Folgenden 5 Themen aufgegriffen, die man bei der Vorbereitung zur richtigen Meldung an SCIP berücksichtigen sollte:

1. Datensicherheit

   Datensicherheit spielt in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle. Für die Meldung an SCIP muss die Autorisierung und Verwaltung von Nutzern sowie der Schutz von Geschäftsdaten gewährleistet sein. Außerdem bedarf es einer Verwaltung der von der ECHA bereitgestellten Sicherheitsschlüssel bei der Einrichtung der System-zu-System Kommunikation. Durch die nahtlose Integration von opesus EPN in ihr SAP-System bleiben all diese Daten und die rechtlichen Authentifizierungsschlüssel in Ihrem Unternehmen. Nur die geforderten Daten verlassen ihr SAP-System und werden direkt an die ECHA gemeldet.

2. Gesamtbetriebskosten

   Die Gesamtkosten setzten sich sowohl aus einmaligen Anschaffungskosten für die Software als auch aus indirekten Kosten zusammen. Diese können für Beratung, Implementierung, Datenmigration und auch Schulungen anfallen und sollten beim Aufsetzen eines Projektes von vorneherein mitkalkuliert werden. Läuft eine Software erst einmal in Ihrem System, sollten Sie weitere mögliche Kosten für Abonnements, Wartung, Support und eventuelle Ausfallzeiten im Hinterkopf behalten.

3. Benutzerfreundlichkeit

   Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt eine grundlegende Rolle. In der Welt von SAP freuen wir uns über moderne Benutzeroberflächen, die harmonisch mit den in SAP existierenden Oberflächen zusammenpassen, die up-to-date, leicht zu navigieren und gut an die Geschäftsabläufe angepasst sind. Neben der Anwenderfreundlichkeit halten wir auch gutes Schulungsmaterial für Nutzer und eine qualitativ hochwertige für essenziell. Sind die Anweisungen selbsterklärend? Oder benötigt man zusätzlich jemanden für eine Schulung? Die IT-Affinität der Mitarbeiter sollte ebenfalls in diese Überlegungen miteinfließen: Sind sie selbständig und sicher im Umgang mit neuen Anforderungen, oder gehen sie es lieber langsam an und benötigen mehr Zeit, sich mit einem Programm auseinanderzusetzen?

4. Integration und Automatisierung

   Wir glauben, gute Software zeichnet sich dadurch aus, zuverlässig zu funktionieren und Anwender bei Routine-Aufgaben zu entlasten. Um das Meiste aus bereits vorhandenen Datensätzen herauszuholen, sollten Unternehmen ihre Datenquellen (Stücklisten für die Produktion, Teilebibliotheken, Verkaufs- und Beschaffungsstammdaten, Informationen zur Produktkonformität) einbeziehen und ihre SCIP-Lösung anhand der gegebenen Kriterien auswählen. Das reduziert den Aufwand einer Ersterfassung und stellt die Qualität sicher. Und das dient als Grundlage, Ihre an die SCIP-Datenbank zu meldenden Erzeugnissen in Bezug auf Änderungen zu regulatorischen Vorgaben, Produktion, Technik, Vertrieb und Beschaffung auf dem neuesten Stand zu halten.

5. Service

   Natürlich soll die Software alle wichtigen Anforderungen erfüllen. Kann sie mit allen IUCLID-Updates Schritt halten? Denken Sie daran, dass die von Ihnen gewählte Software sich auch an Veränderungen in Ihrer internen IT-Struktur anpassen muss. Dies kann relevant werden, wenn beispielsweise SAP die S/4HANA Suite erweitert.

Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden – planen Sie mit Weitsicht. Nachhaltigkeit gewinnt immer mehr an Bedeutung. Die Gesellschaft verlangt nachhaltigere und verantwortungsvollere Prozesse und Waren, was zu mehr Regulierungen wie beispielsweise der WRRL (Abfallrahmenrichtline) führt. Auch deshalb raten wir, sich für eine Software zu entscheiden, die sich weiterentwickeln und an regulatorische Veränderungen anpassen kann.

Aufgrund der hohen TCO können wir die Entwicklung einer eigenen internen IT-Lösung nicht empfehlen. Das IUCLID-Format und die damit verbundenen Anforderungen wie die Validierungsregeln sind sehr anspruchsvoll. Die IT-Teams müssten sich über Aktualisierungen und Änderungen der Vorschriften sowie über zweimal jährlich stattfindende Aktualisierungen des IUCLID-Formats auf dem Laufenden halten. Die Nutzung einer dedizierten Softwarelösung ist daher eine Option, die Sie wirklich in Betracht ziehen sollten.

Wir bei opesus haben uns auf die Entwicklung von Software für Produktmeldungen in SAP-Umgebungen spezialisiert. Unsere opesus EHS Product Notification wird bereits von über 60 namhaften Kunden für IUCLID-basierte Meldungen genutzt und geschätzt. Bei Interesse nehmen Sie doch Kontakt mit uns auf. Gerne demonstrieren wir ihnen unverbindlich, wie opesus EPN auch Ihr Unternehmen bei der Erstellung von Meldungen für die SCIP-Datenbank unterstützen kann.